Prof. Coord. Kleber Almeida Ramos
Curso: MBA em Gerenciamento de Projetos
Planejar é, sem dúvida, o centro do gerenciamento de projetos. Independentemente do tamanho e da complexidade do projeto, todo e qualquer projeto requer planejamento proporcional à sua empreitada. Porém, como fazer um bom planejamento? Quais os erros mais comuns que devemos evitar e como? Seguem abaixo 5 erros comuns que elencamos para ajudar você em seu próximo plano de projeto.
1 – Planejar sem realizar um termo de abertura
Tão importante quanto planejar é iniciar adequadamente um projeto. O termo de abertura (Project Charter) é, além de um documento, um processo em que estabelecemos os requisitos iniciais, os riscos, as partes interessadas, as restrições e as premissas. Acima de tudo, estabelecemos com a organização o alinhamento do objetivo, o benefício esperado e o critério de sucesso do projeto. Esse processo não necessita ser complicado ou altamente formal. Muitas vezes, uma breve reunião de kick-off nos ajuda a levantar uma série de informações de alta relevância para planejarmos melhor. Na prática, um termo de abertura é o pré-planejamento; portanto, não negligencie essa etapa. Pode ser realizado também por meio de um workshop usando Canvas, de forma colaborativa e visual, desde que seja possível obter um aceite formal e informações para o planejamento.
2 – Planejar o escopo, cronograma e custos de forma separada
Um erro muito comum é dissociar cronograma e custos do escopo do projeto; porém, eles são interligados. Uma boa prática é definir o escopo por meio de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e seus pacotes de trabalho, que serão a base para a definição das atividades, da sequência, das durações e dos recursos para a criação do cronograma. Segundo a boa prática, o plano de custos de um projeto deve considerar o escopo e o cronograma para compor o orçamento do projeto; portanto, é melhor ser realizado após essas duas etapas.
3 – Planejar sem envolver a equipe
Na tentativa de “ganhar” tempo e reduzir conflitos, às vezes o gerente de projetos planeja sozinho a maior parte do projeto. Em geral, porém, ao fazer isso, irá “perder” mais tempo e gerar mais conflitos e retrabalhos, em virtude de não envolver o time de especialistas desde o início do planejamento. Eles podem contribuir, e muito, com estimativas, formas de trabalho, definição de ferramentas e caminhos para se atingir as entregas e os objetivos do projeto. Além disso, ouvi-los é uma forma de gerar seu engajamento no projeto. Muitas vezes, até mesmo algumas partes interessadas, como o patrocinador, por exemplo, podem ser envolvidas no planejamento. Um plano feito a várias mãos tem maior chance de sucesso e menor probabilidade de sofrer mudanças. E caso haja mudanças, haverá menos resistência a elas.
4 – Negligenciar os riscos
Pensar em riscos envolve uma mudança de mindset, ou seja, pensar diferente, estar à frente do que pode ocorrer no projeto, considerando o que pode ameaçar ou favorecer o cumprimento dos objetivos do projeto. Muitos times e gerentes de projetos tratam os riscos somente quando eles já se tornaram um problema. Um bom planejamento deve identificar e analisar (listar) os principais riscos, e propor ações para tratá-los, além de uma rotina de gestão de riscos constante. Gerenciar os riscos deve ser parte do dia a dia do projeto e deve constar no seu plano. Todo bom plano de projeto deve considerar o gerenciamento de riscos.
5 – Indefinição sobre como lidar e como se comunicar com as partes interessadas
Por ser uma atribuição humana, a comunicação sempre será algo fundamental para a atividade de gerenciamento de projetos. Muitas vezes, porém, não levamos isso em consideração no planejamento, e acabamos nos comunicando de forma similar e com a mesma regularidade com todas as partes interessadas. Sem dúvida, um erro fatal em muitos projetos. Entender o cenário, quem são os interessados no projeto, seu poder e sua influência, e definir as rotinas, os métodos e os canais de comunicação são fatores cruciais para um bom gerenciamento. É importante deixar claro e por escrito quem irá realizar a comunicação, como, quando e o nível de informação. Vale lembrar que 80% do tempo de um gerente de projetos é investido em comunicação. Portanto, planejar como fazer isso reduz muitos problemas comuns.
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