Prof. Coord. Kleber Almeida Ramos
Curso: MBA em Gerenciamento de Projetos
Todo negócio apresenta riscos. Se a própria vida apresenta riscos, os projetos não poderiam ser diferentes! Apesar disso, no âmbito profissional, insistimos em negligenciar a importância de atuar de forma reativa às incertezas que permeiam o ambiente do projeto. Às vezes, essa conduta custa a própria existência do projeto! Vamos a algumas dicas matadoras que nos ajudam, de forma prática, a gerir melhor os riscos ao longo do ciclo de vida do projeto.
1. Identifique e liste os riscos o mais cedo possível – Sim, desde o primeiro dia do projeto podemos criar uma lista dinâmica e interativa de riscos. Se o seu projeto possui um termo de abertura, documentos, certamente ali já se podem obter várias fontes de risco.
2. Envolva o time e as principais partes interessadas na rotina de gestão de riscos – Sim, é um trabalho de rotina, colaborativo e constante. Este não é um fardo do gerente de projetos. Riscos, assim como a qualidade, são da responsabilidade de todos. É necessário envolver quem pode nos ajudar a identificar e a tratar os riscos ao longo do projeto. O ideal é que as pessoas possam assumir a responsabilidade de monitorar regularmente o risco que está sob a sua responsabilidade.
3. Crie a rotina e a cultura “antirrisco” – Nas reuniões periódicas de status do projeto, deve-se colocar os riscos como um dos tópicos a serem abordados, e os envolvidos devem falar dos riscos sob sua responsabilidade. Nelas é possível, ainda, apresentar os riscos ainda não identificados e seus gatilhos potenciais. Busque proporcionar um ambiente de “risco zero”. Os ambientes fabris são exemplos (benchmarks) muito relevantes dessa cultura. Desperte o interesse das pessoas e convença-as dos benefícios de tratar os riscos de forma preventiva em vez de reativa, pois uma coisa é certa: os cisnes negros aparecem de tempos em tempos e são bem difíceis de prever. Então, vamos gastar nossa energia de reação para eles!
4. Analise e gestão visual dos riscos – Crie uma matriz de probabilidade e impacto dos riscos, e crie índices subjetivos, tais como: muito alto, alto, médio, baixo e muito baixo, para que possamos classificar os riscos interativamente e assim priorizar os que podem ter maior relevância. Deixe isso à vista para o time e demais stakeholders. É uma forma de gerar uma cultura de análise e gestão de riscos. Uma planilha em Excel dentro do sistema tem menor impacto visual para os envolvidos.
5. Tenha um plano de ação e contingências – Riscos identificados sem um plano de ação não têm utilidade! É importantíssimo dar um tratamento ao tema, mesmo que sejam ações simples ou até mesmo aceitar um risco. O melhor é sempre agirmos para evitar ou mitigar a probabilidade de riscos e seu impacto sobre o projeto, e com um responsável pela ação e sua reação. Para os riscos que não identificamos ou que não seja possível identificar, usamos as contingências (o plano B), separando uma reserva financeira para lidar com emergências. As corporações usam muito bem as reservas de contingências, porém se esquecem de criar planos para evitar riscos identificados, que, inclusive, são os maiores responsáveis por atrasos ou por estouros de orçamentos na maioria dos projetos.
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